Actic

Actic är en av sveriges största gymkedjor med 222000 medlemmar och nästan 200 anläggningar i Sverige, Norge, Tyskland och Österrike. Man omsätter idag ca 1 miljard och är börsnoterade sedan 2017.

Actic workout

Utmaningen/problemet

När de kontaktade Webbhuset hade de problem med att platschefer och medarbetare på gym och anläggningar hade utmaningar med att beställa material från Actics lager och leverantörer. Det blev ofta fel och systemet upplevdes som svårhanterat. Man lät användarna hantera beställningar direkt i Actics affärssystem, något som upplevdes som hämmande för de som jobbade i systemet då det tog lång tid och var omständigt och gjorde att de uppgifter som skulle göras där ofta blev bortprioriterade.

Lösningen

Actic behövde inte en traditionell E-handel som bara hanterar transaktioner utan en beställningsportal där olika användarroller kan utföra sina uppgifter. Detta krävde en hel del specialutveckling på Magento då det var många funktioner som inte är standard, varken i Magento eller något annat e-handelssystem. Actic ville bland annat att deras servicetekniker skulle kunna hantera serviceärenden som platscheferna rapporterar in i systemet.

Magento är fullt integrerat med Microsoft Dynamics NAV som är det affärssystem Actic använder. Tack vare integrationen så behöver inte gympersonalen jobba i NAV utan de kan sköta allting ifrån Magento. Bland annat så är priser, artiklar, användare, organisationer, inventeringsunderlag, inleveranser, anläggningsregister, lagersaldo per anläggning fullt integrerat mellan Magento och Microsoft Dynamics NAV.

Actic lösningen

Nedan är ett urval av funktioner vi har implementerat för Actic

Dashboard

En överblicksvy där platschefen kan se t.ex. aktuella ärenden och lagersaldon för sin anläggning.

Orderläggning

Beställning av förbrukningsvaror samt inventarier med begränsat sortiment anpassat för varje anläggnings inriktning.

Behörighetshantering (ACL)

Olika personer och roller har olika rättigheter

Inleverans

Gympersonal ska regelbundet inventera sin utrustning de har på gymet och detta görs via bland annat QR koder och uppdateras i Magento. Om en tex en hantel försvinner så kan den plockas bort från inventarielistan.

Ärendehantering

Gympersonalen rapporterar in ärenden till servicetekniker som via Magento får en notis och kan gå in via sin roll och ta ärendet och via systemet kan de kommunicera kring ärendet och sköta hanteringen där.

Underhållsrapportering

Detta är en återkommande aktivitet där ansvariga på varje anläggning går igenom en checklista för underhåll av anläggningens maskiner. Detta synkas sedan via integration till huvudkontorets affärssystem.

Resultat

Resultatet blev att användarna fick ett mycket mera användarvänligt system som är helt molnbaserat och kan användas även i mobila enheter. Det är snabb, lättjobbat och tidsbesparande, vilket har lett till att de uppgifter som ska göras löpande; service, inventeringar, etc sköts på ett mycket effektivare sätt och inte längre upplevs som ett hinder för gympersonalen. Man har sparat mycket tid för anläggningarna och minskat support och underhåll då det blivit lättare att utföra sina arbetsuppgifter.